Un archivo que encuentra lo que buscas, no solo un sitio donde dejarlo

Cada PDF que subes o que se firma se queda en el archivo de tu empresa. Y en el momento de subirlo se le saca el texto, así que después puedes buscar por lo que pone dentro: el nombre del arrendatario, un número de expediente, una cláusula. No hace falta acordarse de cómo se llamaba el fichero, que es justo lo que nadie recuerda.

• Búsqueda dentro del PDF. Con diccionario español, así que buscando contrato también salen contratos y contratar. El resultado enseña el trozo donde aparece.
• Carpetas. Hasta ocho niveles, se mueven documentos en bloque y borrar una carpeta no borra lo que hay dentro: vuelve a la raíz.
• Etiquetas. Conviven con las carpetas. La carpeta dice dónde está; la etiqueta, de qué va. Un mismo documento puede llevar nóminas y 2026 a la vez.
• Documentos privados. Lo que envías en privado no lo ve el resto del equipo, tampoco en el archivo.
• Huella SHA-256 de cada fichero. Para poder demostrar que el documento archivado es exactamente el que se firmó.

Lo único que no se puede buscar por dentro son los escaneados: un PDF hecho con el escáner es una foto, no tiene texto. Esos se encuentran por el nombre y por la carpeta, y en la lista aparecen marcados como escaneados para que sepas por qué.

La palabra «gestor documental» se usa para cosas muy distintas. Esta tabla dice cuáles hace Nubrica hoy tal cual y cuáles habría que montar.

Cada plan incluye su almacenamiento y el panel enseña en todo momento cuánto llevas gastado, contando lo subido y lo sellado. Un documento firmado de tamaño normal ronda el mega, así que 200 MB del plan gratuito dan para unos ciento cincuenta, y los 25 GB del plan Business para bastantes miles.

Los documentos se conservan mientras la cuenta esté activa. Los que ya están firmados no se pueden borrar desde el panel a propósito: son la prueba de un acto jurídico y un botón de papelera no es el sitio desde el que perder eso. Los que aún no se han firmado sí, para poder hacer sitio.

Y te lo puedes llevar entero cuando quieras. Un botón te descarga un zip con todos los PDF firmados —cada uno con su hoja de certificado—, los originales y las pistas de auditoría completas en CSV: quién abrió cada documento, cuándo, desde qué IP y en qué momento firmó. Sin pedirlo, sin esperar y las veces que haga falta. Un archivo del que no puedes sacar tus documentos no es tuyo, es nuestro.

Nubrica la lleva una persona, no un departamento de ventas. Eso tiene una parte mala y una buena: la mala es que no hay veinte proyectos a la vez; la buena es que hablas directamente con quien lo va a programar y la respuesta a «¿esto se puede?» llega el mismo día.

El camino habitual: una llamada de media hora para entender qué mueves hoy y cómo, un presupuesto cerrado con alcance y plazo, y una primera versión funcionando con tus documentos de verdad antes de facturar el resto. Si de esa media hora sale que no te compensa, se dice y ya está.