Guía
Lote, masiva y envío masivo no son lo mismo.
Los tres términos se usan como sinónimos en casi todas las webs del sector, y describen cosas distintas. Confundirlos hace que se contrate una herramienta que resuelve bien un problema que no era el tuyo. Esto son las definiciones, con ejemplos.
Las tres definiciones, en una línea cada una
Firma en lote — una persona firma varios documentos en un solo acto. Muchos documentos, un firmante.
Firma masiva — muchas personas firman cada una su copia del mismo documento. Un documento, muchos firmantes.
Envío masivo — mandar muchos documentos de una vez. Habla del reparto, no de la firma: se puede hacer un envío masivo de cosas que nadie firma.
Y hay una cuarta que se cuela en la conversación: firma múltiple, que es varias personas firmando el mismo ejemplar —un contrato entre dos empresas— y no una copia cada una.
Las cuatro, lado a lado
| Documentos | Firmantes | Ejemplo | |
|---|---|---|---|
| Firma en lote | Varios | Uno | Alta de un empleado: contrato, anexo de teletrabajo y política de datos |
| Firma masiva | Uno, copiado | Muchos | El mismo anexo salarial para las ochenta personas de la plantilla |
| Envío masivo | Muchos | Los que sean | Mandar de golpe las nóminas de todo el mes |
| Firma múltiple | Uno solo | Varios, en el mismo papel | Un contrato de arrendamiento entre dos partes |
La confusión más cara es entre las dos primeras. Una herramienta que hace bien la firma masiva puede obligarte a mandar cuatro correos separados a la persona que entra el lunes; y una que hace bien el lote puede no tener forma de subir una hoja de cálculo con ochenta filas.
Cómo saber cuál necesitas
Hazte una sola pregunta: ¿el problema es que una persona recibe demasiados correos, o que hay demasiadas personas?
- Si una persona firma cuatro papeles y recibe cuatro avisos —y firma dos—, tu problema es de lote.
- Si tienes que mandar el mismo papel a ochenta y llevar la cuenta de quién falta, tu problema es de masiva.
- Si tu problema es que preparar los envíos te lleva la mañana entera, aunque sean pocos firmantes, tu problema es de envío: automatizar el reparto.
Muchas empresas tienen los dos primeros a la vez. Recursos humanos es el caso típico: lote en las altas, masiva en los anexos de convenio.
Qué preguntar a un proveedor
Como los términos se usan mal, la pregunta útil no es «¿hacéis firma en lote?» sino estas cuatro:
- ¿Puede una persona firmar varios PDF con un solo aviso y una sola firma, o recibe uno por documento?
- ¿Se puede subir una hoja de cálculo con un destinatario por fila?
- ¿Los recordatorios a quien no ha firmado salen solos o hay que mandarlos a mano?
- ¿Cada documento sale con su certificado propio, o el lote genera un solo justificante para todo?
Esa última importa más de lo que parece: si mañana tienes que aportar solo el anexo, necesitas que sea un PDF completo por sí mismo y no un trozo de un expediente.
Cómo lo resolvemos nosotros
Lote: subes los PDF que van juntos y sale un único aviso. Quien firma los revisa todos —hasta que no los abre no puede continuar—, traza su rúbrica una vez y se estampa en todos. Cada uno se sella por separado, con su huella y su certificado.
Masiva: una hoja de cálculo con una fila por persona. Se genera un expediente independiente por fila, con su enlace y su código. En el panel ves quién ha abierto y quién ha firmado, y los recordatorios salen solos.
Múltiple: varios firmantes en el mismo documento, con orden si lo necesitas: hasta que no firma el primero no le llega el aviso al segundo.
Lo que no hacemos: disparar envíos desde tu propio software. No hay API pública. Si tu problema es de automatización pura, eso hoy no lo cubrimos.
Si has llegado aquí, quizá buscabas
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