Contratos y anexos firmados sin que nadie venga a la oficina.

El artículo 25 del Reglamento eIDAS impide negarle efectos jurídicos a una firma solo por ser electrónica, y en España la Ley 6/2020 la reconoce expresamente. Para documentación laboral es una práctica asentada: lo que la empresa necesita poder demostrar es quién firmó, qué firmó y cuándo.

Eso es justo lo que queda registrado: la hora, la dirección IP, el navegador y el código de un solo uso que se envió al correo de esa persona, todo dentro de un certificado que acompaña al PDF sellado.

Un contrato suelto se firma de cualquier manera. El problema aparece cuando son cincuenta nóminas, cincuenta anexos o cincuenta autorizaciones el mismo día.

Con el envío masivo subes los PDF y una hoja de cálculo que dice a quién va cada uno. Se crea un sobre independiente por persona, de forma que cada empleado recibe el suyo y solo el suyo — cosa que importa cuando el documento lleva su salario dentro. Tú ves en una pantalla quién ha firmado y quién falta, y los recordatorios salen solos.

Si eres gestoría y llevas la documentación de varias empresas, cada una es una organización distinta dentro de tu cuenta, con sus documentos separados.

Un despido, una carta de un socio o la nómina del propio gerente se firman desde la empresa y no tienen por qué pasar por delante de los compañeros. Al enviar puedes marcar el envío como solo para ti: nadie más de la empresa lo ve, ni los administradores ni el propietario, y tampoco aparece el PDF en el listado de documentos ni el rastro en la auditoría.

Lo que mejor funciona es no empezar por la campaña de nóminas. Coge un anexo o un recibí, mándalo a tres personas y mira cuánto tardan. La cuenta gratuita da cinco solicitudes al mes, de sobra para esa prueba.