El anexo lo firman ochenta personas. Tú eres una.

• Contratos y sus anexos, prórrogas y modificaciones de jornada.
• Recibos de nómina. El Estatuto obliga a entregarlos; la firma acredita la entrega.
• Registro de jornada y acuerdos de distribución irregular.
• Política de teletrabajo y el acuerdo individual que la Ley 10/2021 exige por escrito.
• Protección de datos, código ético, uso de equipos: los documentos que se firman una vez y nadie encuentra tres años después.
• Cursos, EPI, formación en prevención: el justificante de que se entregó y se informó.

Quien entra el lunes tiene que firmar el contrato, el anexo de teletrabajo, la política de datos y el recibí de los equipos. Cuatro documentos que casi siempre salen en cuatro correos, y la persona firma tres.

Mandados juntos recibe un solo aviso: los revisa todos —hasta que no los abre no puede seguir— y firma una vez. Su rúbrica se estampa en los cuatro y cada uno se sella por separado, con su propio certificado.

Para el caso contrario —el mismo documento a toda la plantilla— se sube una hoja de cálculo con una fila por persona y sale todo de una vez. En el panel ves quién ha abierto, quién ha firmado y a quién falta avisar; los recordatorios los manda el sistema solo.

En laboral la pregunta no suele ser si la firma vale, sino si se entregó y cuándo. Lo que queda registrado de cada envío: la hora del aviso, cuándo se abrió el enlace, desde qué IP, qué documentos se abrieron uno a uno, el código enviado al correo y el momento de la firma. Y la huella SHA-256 de cada PDF, antes y después.

Eso va impreso en un certificado al final de cada documento, con un código para comprobarlo después sin tener cuenta. Es más de lo que acredita un papel firmado en una carpeta.

Casi todas las herramientas cobran por usuario de la plataforma. En una empresa con varios centros, quien manda documentos no es una persona: es RRHH, administración y el responsable de cada centro.